Steuererklärung: Fahrtkosten absetzen einfach erklärt [Gastbeitrag]

Über 60 % aller Arbeitnehmer pendeln zum Arbeitsplatz. Pendeln ist nicht billig. Und häufig sogar teurer als notwendig. Denn auch wenn man diese Kosten in der jährlichen Steuererklärung geltend machen kann, stellt sich für viele Pendler vor allem eine Frage:

Wie setze ich Fahrtkosten von der Steuer richtig ab?

Kilometerpauschale, Pendlerpauschale, Reisekosten, Fahrtenbuch … Fahrtkosten von der Steuer absetzen ist ein komplexes Thema. Wir haben einen Experten gebeten, die wichtigsten Aspekte für Laien zu erklären. Wie kann ich in der Steuererklärung Fahrtkosten abrechnen? Paul-Alexander Thies, Geschäftsführer der Online-Buchhaltungssoftware Billomat, klärt auf.

Einkommenssteuererklärung: Wie der Fiskus an den Fahrtkosten beteiligt wird

Die Kosten für betriebliche Fahrten können von Selbständigen und von Arbeitnehmern bei der Einkommenssteuererklärung abgesetzt werden. Als Fahrtkosten steuerlich abrechnen kannst du alle Fahrten zur oder für die Arbeit. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Du Deine beruflichen Fahrten als Fahrtkosten steuerlich abrechnen kannst: Reisekosten und Entfernungspauschalen.

Reisekosten: Unterwegs im Auftrag der Firma

Fahrten werden dann als Reisekosten anerkannt, wenn Du als Selbständiger oder als Angestellter für die Firma unterwegs bist. Die entstehenden Kosten für die Fahrt werden sowohl bei Einsatz Deines eigenen oder eines gemieteten Wagens als auch bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel anerkannt. Wenn Du für Reisekosten die Fahrtkosten steuerlich abrechnen möchtest, dann hast Du zwei Möglichkeiten für die Geltendmachung:

Fahrtenbuch führen

Um sämtliche Ausgaben für Dein Auto als Fahrtkosten steuerlich abrechnen zu können, musst Du ein Fahrtenbuch führen. Darin dokumentierst Du wie viele Kilometer Du für die Firma mit dem Wagen unterwegs bist und welche Fahrten für private Zwecke gemacht wurden. Neben dem händischen Führen eines Fahrtenbuchs, zum Beispiel mit der kostenlosen ryd Fahrtenbuch Vorlage, gibt es seit ein paar Jahren auch praktische digitale Lösungen, die alle Fahrten automatisch hinterlegen.

Anhand der Dokumentation wird der Anteil der beruflichen Fahrten berechnet. Dieser kann als Fahrtkosten steuerlich abgerechnet werden. Um die Höhe Deiner Ausgaben nachweisbar zu ermitteln, musst Du sämtliche Belege sammeln. Dazu gehören Benzinrechnungen und Leasingkosten genauso wie Reparaturbelege.

Pauschal Methode. Oder: 1-Prozent-Regelung.

Um Fahrtkosten mit der Pauschalmethode steuerlich absetzen zu können, musst Du weder Fahrtenbuch führen, noch Belege sammeln. Du notierst lediglich die Gesamtsumme der für den Betrieb gefahrenen Kilometer. Für jeden Kilometer kannst Du eine Pauschale als Fahrtkosten von der Steuer absetzen. Die Pauschalen pro Kilometer staffeln sich seit der letzten Reform 2014 vom Fahrzeug wie folgt:

  • 30 Cent: PKW
  • 20 Cent: Motorrad, Motorroller, Moped & Mofa

Vorteile & Nachteile eines Fahrtenbuchs

Die pauschale Methode ist sehr viel weniger arbeitsintensiv als das Führen eines Fahrtenbuches. Für Vielfahrer kann sich die Methode rentieren. Andererseits ist die Abrechnung mit einem Fahrtenbuch die bessere Wahl, wenn Du für Dein Auto hohe Ausgaben bei relativ wenig gefahrenen Kilometern hast.

Entfernungspauschale – die gute alte Pendlerpauschale

Die Entfernungspauschale, im Alltag meist Pendlerpauschale genannt, regelt die täglichen Fahrtkosten zur Arbeiten. Willst Du deine Fahrtkosten steuerlich abrechnen, gilt es folgende Punkte zu beachten.

Die erste Tätigkeitsstätte

Wer mehrere Arbeitgeber hat, der kann nur die Kosten für die erste Tätigkeitsstätte über die Entfernungspauschale als Fahrtkosten steuerlich abrechnen. Für die Fahrt erkennt der Fiskus jeden Kilometer der Hinfahrt pro Arbeitstag als absetzbar an. Jeder Kilometer wird pauschal mit 30 Cent auf der Ausgabenseite berücksichtigt.

Auto, ÖPNV, Rad, oder zu Fuß?

Die Pauschale gilt unabhängig davon, welches Verkehrsmittel Du für die Arbeitsfahrt benutzt. Die Entfernungspauschale kannst Du auch geltend machen, wenn Du jeden Tag mit dem Fahrrad fährst oder zu Fuß zur Arbeit gehst. Die gefahrenen Kilometer der Hinfahrt kannst Du in jedem Fall als Fahrtkosten steuerlich abrechnen. Die einzige Ausnahme bildet das Reisen mit dem Flugzeug.

Belege? Nein Danke!

Für die steuerliche Absetzung der Fahrtkosten mit der Entfernungspauschale brauchst Du keine Belege zu sammeln. Das für die Berechnung entscheidende Kriterium ist ausschließlich die Kilometerzahl.

Obergrenze

Der Fiskus hat für die Absetzungsmöglichkeit eine maximale Grenze von 4.500 Euro jährlich festgelegt. Das gilt für Arbeitnehmer, die mit dem Privat- oder Firmenauto ins Büro fahren. Wenn Du mit den öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs bist, dann kannst Du die Grenze beliebig sprengen. Allerdings musst Du alle Deine Fahrscheine sammeln, damit Du die Fahrtkosten steuerlich abrechnen kannst.

Dienstreisen

Die Fahrten zu weiteren Arbeitgebern kannst Du als Dienstreise deklarieren und die angefallenen Fahrtkosten steuerlich abrechnen. Sobald Du die Kosten für eine Dienstfahrt angesetzt, werden sowohl die Hin- als auch die Rückfahrt berücksichtigt.

Sonderregelungen

Park & Ride
Fährst Du mit verschiedenen Verkehrsmitteln in die Arbeit, musst Du die Kilometer jeweils zuordnen. Die Mühe lohnt sich. Denn die Kosten für Park & Ride kannst Du über den Höchstbetrag der Pendlerpauschale hinaus als Fahrtkosten steuerlich abrechnen.

Fahrgemeinschaften
Jeder Teilnehmer einer Fahrgemeinschaft kann die gefahrenen Kilometer als Fahrtkosten steuerlich absetzen. Die gefahrenen Umwege, um die Teilnehmer aufzulösen, werden in der Entfernungspauschale allerdings nicht berücksichtigt. Für Fahrgemeinschaften gilt die Obergrenze von 4.500 Euro.

Entlastung für Behinderte
Arbeitnehmer können sowohl die Hin- als auch die Rückfahrt als Fahrtkosten steuerlich abrechnen. Sie setzen dabei ihre tatsächlichen Ausgaben ab, die sie nicht mit Belegen nachweisen müssen. Nutzen Behinderte Park & Ride, dann haben sie die Wahl zwischen der Entfernungspauschale oder den tatsächlichen Ausgaben.

Ein paar Tipps zum Schluss

Um ganz genau herauszufinden, wie viele Kilometer Du für die Fahrt zur Arbeit zurücklegst, kannst Du im Internet die Route berechnen. Damit hast Du einen sicheren Beleg, den Du dem Finanzamt vorlegen kannst.

Damit Du schon während des Jahres Deine Fahrtkosten steuerlich abrechnen kannst, gibt es den Antrag auf Lohnsteuerermäßigung. Hierfür gibst Du die Strecke Deiner Fahrt zur Arbeit als Werbungskosten an. Die Kosten für den Arbeitsweg werden dann als Freibetrag monatlich auf Deiner Gehaltsabrechnung berücksichtigt.
Wenn Du sehr viel für Deine Arbeit unterwegs bist und Du hohe Ausgaben für Deine Fahrten hast, dann kann es sich lohnen, einen Steuerberater in Anspruch zu nehmen.

Über den Autor:

Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, der Online-Buchhaltung für Kleinunternehmer, Selbstständige und Mittelständler. Während seines Studiums gründete Paul- Alexander Thies sein erstes Unternehmen und weiß über die Herausforderungen der Existenzgründung Bescheid. In den letzten Jahren arbeitete Paul-Alexander Thies als Führungskraft Senior Management für Groupon, Payleven (Rocket Internet) & Travador.

Elektronisches Fahrtenbuch

Falls Du Dich dazu entscheidest, Fahrtenbuch zu führen: Inzwischen ist das händische Dokumentieren der Fahrten nicht mehr nötig. Mit dem finanzamtkonformen Fahrtenbuch von ryd werden alle Deine geschäftlichen als auch privaten Fahrten automatisch dokumentiert. Deine Fahrten kannst Du als als Pdf-Datei exportieren und ganz einfach beim Finanzamt vorlegen.

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