Fahrtenbuch: das musst du wissen! (inkl. kostenloser Fahrtenbuch-Vorlage)

Dienstwagen-Fahrer haben die Qual der Wahl: 1 % Regelung oder Führen eines Fahrtenbuchs. Die Entscheidung sollte vorrangig von drei Faktoren abhängen: dem manuellen Aufwand des Fahrtenbuch Führens (Kilometerstand festhalten, betriebliche Reisekosten von privaten Fahrten unterscheiden, Unterlagen beim Steuerberater einreichen), die zurückgelegten Kilometer pro Jahr (geschäftlich und privat) und dem Neupreis des Fahrzeugs.

Manuelles Fahrtenbuch: das müsst ihr beachten

Das Erfassen von Angaben wie Kilometerstand oder Reisekosten kann man theoretisch formlos und per Hand auf einen Zettel erledigen (Dein Steuerberater wird sich freuen!),
einfacher ist es natürlich mit einer Fahrtenbuch Vorlage zu arbeiten.

Wir haben die wichtigsten Informationen zum Thema Fahrtenbuch kurz und verständlich zusammengefasst. Zusätzlich bieten wir Dir eine Fahrtenbuch Vorlage als .pdf und .docx Download.

So einfach war das Führen eines manuellen Fahrtenbuches noch nie!

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Mit der offenen Excel- und Word-Vorlage kannst Du Dein Fahrtenbuch individuell einrichten, sodass es auf Deine Bedürfnisse und Dein Unternehmen passt. Lege mit der PDF-Version schnell und einfach los:

Warum führt man ein Fahrtenbuch?

Das Fahrtenbuch hält bei einem Dienstwagen das Verhältnis zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten schriftlich fest. Wichtig ist diese Trennung und Organisation für Dich aus folgenden Gründen:

  • zur interne Abrechnung des Unternehmens, in dem Du tätig bist (selbstständig oder angestellt)
  • zur Vorlage beim Finanzamt als steuerliche Geltendmachung (Achtung: beachte hier die Hinweise zum finanzamtkonformen Fahrtenbuch!) – zum Beispiel bei der Einkommensteuererklärung

Ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch, welches bei der Prüfung des Finanzamtes anerkannt wird, bringt Dir steuerliche Vorteile! Das bedeutet aber auch, wenn Du kein oder ein falsch geführtes Fahrtenbuch hast, dass das Finanzamt den Anteil der privaten Fahrten pauschalisiert, was zu einer erheblichen Steuerbelastung führen kann.

Die wichtigsten Anforderungen an das Fahrtenbuch

Es gibt zwei wesentliche Kategorien, die das Finanzamt unterscheidet: die betriebliche Nutzung und die private Nutzung. Hinzu kommen noch Mischfahrten, wie z. B. Fahrten zwischen Wohn- und Unternehmenssitz oder bei doppelter Haushaltsführung zwischen beiden Wohnsitzen.

Zusätzlich zu diesen Kategorien musst Du weitere Angaben machen. Nachfolgend findest Du die alle Anforderungen, die im Fahrtenbuch aufgenommen werden müssen. Diese Anforderungen sind gesetzlich festgelegt und Du findest Sie im Einkommensteuergesetz unter § 6 Abs. 1 Nr. 4 Nr. 2 EStG.

Betriebliche Nutzung:

  • Datum der Fahrt
  • Zweck der Fahrt (Name des Kunden oder Geschäftspartners, Auftrag, o. Ä.)
  • Start-Kilometerstand
  • Ziel-Kilometerstand
  • Gesamt-Kilometer

Private Nutzung:

  • Datum der Fahrt
  • Start-Kilometerstand
  • Ziel-Kilometerstand

Die Angabe des Zwecks der privaten Nutzung entfällt, denn das ist, wie das Wort schon sagt, privat und geht das Finanzamt nichts an.

Hinweis: Wichtig ist die lückenlose Führung des Fahrtenbuchs, das heißt: halte den Start- und Ziel-Kilometerstand immer fest. Denn nur wenn das Fahrtenbuch ohne Lücken geführt ist, ist es für das Finanzamt und für das Unternehmen nachvollziehbar.

Keine Probleme beim Finanzamt

Um eine reibungslose Überprüfung Deines Fahrtenbuchs zu gewährleisten, achte außerdem auf folgende Punkte:

  • Aktuelle Eintragung der Fahrten (warte mit dem Nachtragen nicht länger als eine Woche!)
  • Chronologische Eintragung
  • Feste Form des Fahrtenbuches (Ausnahme: das elektronische Fahrtenbuch, welches wir von ryd Dir ebenso anbieten)

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